• ein ergonomisch verbesserter Arbeitsplatz,
• der Raumgewinn
• die wichtige Schärfung des Ordnungssinns.

Lean 5S – Die professionelle Arbeitsplatzorganisation

Die fünf Stufen zum perfekten Arbeitsplatz heißen: Sortieren, Setzen (Anordnen), Sauberkeit, Standardisierung und Selbstdisziplin.

Stufe 1: Sortieren – Aussortieren nicht benötigter Gegenstände

Als erstes trennen Sie sich von überflüssigen Gegenständen im Arbeitsbereich. Hier sollten nur die Gegenstände vorhanden sein, die Sie für die Arbeit regelmäßig benötigen. Betrachten Sie also Ihre Arbeitsumgebung. Erkennen Sie ob die Anzahl und Art der Gegenstände wirklich Sinn macht. Zum Beispiel:

Anzahl – Es genügen z.B. zwei funktionierende Kugelschreiber und je einen farbigen Stift. Auch Locher, Hefter und Co. müssen nicht mehrfach anwesend sein.

Art – Für unbrauchbare Hilfsmittel gibt es sinnvollere Plätze. (entleerte Batterien, leere Lebensmittel-Verpackungen, ungenutzte Ladekabel und Datenträger, Kleidungs-Accessoires, …)

Stufe 2: Setzen – Anordnen der benötigten Gegenstände am Arbeitsplatz

Der nächste Schritt ist eine sinnvolle und optimale Anordnung der verbliebenen Gegenstände am Arbeitsplatz. Sollte ein Büro-Materiallager existieren oder Hilfsmittel gemeinsam genutzt werden, sind passende Markierungen und Beschriftungen sinnvoll. Dies ist wichtig, damit Dinge immer an den gleichen Orten wiederzufinden sind.

• Ist alles in greifbarer Nähe, was für die tägliche Arbeit benötigt wird?
• Ist alles auf Anhieb zu finden oder müssen andere Sachen zur Seite geräumt werden?

Stufe 3: Säubern – Den Arbeitsplatz säubern

Eine regelmäßige Reinigung der Arbeitsmittel und des Arbeitsplatzes ist der nächste wichtige Schritt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um einen EDV-Arbeitsplatz oder Packtisch im Lager handelt. Gerade in heutigen Zeiten von mehr Hygienebewusstsein, ist eine kurze Dokumentation mit Beschreibung der Pflegetätigkeiten sinnvoll. Das ist hilfreich für neue Mitarbeiter sich zu orientieren und macht einen guten Eindruck auf Besucher.

Seihen Sie nachhaltig erfolgreich. Setzen Sie sich selbst und ihren Mitarbeitern einen täglichen 5-Minuten-Termin, bei dem der Arbeitsplatz in eine „Grundordnung“ gebracht wird.

Stufe 4: Standardisieren – Anordnungen am Arbeitsplatz festlegen

Wenn der gut sortierte, geordnete und saubere Arbeitsplatz geschaffen ist, können Sie dies auf andere ähnliche Arbeitsplätze übertragen. Dazu legen Sie dokumentierte Regeln fest. Auch Verantwortlichkeiten für gemeinsam genutzte Ablageflächen sollten hier mit einbezogen werden (die Fensterbänke, der Druckertisch, den Schrank im Besprechungszimmer, …).

Stufe 5: Selbstdisziplin – Alles erhalten und verbessern

Die neue angewendete LEAN 5S Arbeitsplatzorganisation hat jetzt schon viel bewirkt. Jetzt möchten Sie sicher, dass diese geschaffene Ordnung auch bestehen bleibt. Ohne Selbstdisziplin dauert es jedoch nicht lange, bis wieder das altbekannte Chaos am Arbeitsplatz herrscht. Selbstdisziplin ist also ein Muss. Bei mehreren Arbeitsplätzen wirkt die Nachhaltigkeit mehr, wenn Sie durch eine „Vorher/Nachher“ – Fotodokumentation das Ergebnis festhalten. Auch ein kleiner Wettbewerb um den effektivsten 5S- Arbeitsplatz kann gut unterstützen.

Ist auf dem Arbeitsplatz alles in neuer Ordnung ist das Spiel aber noch nicht vorbei. In den kompletten Arbeitsbereichen ist Ordnung und Sicherheit nötig.

• Laufen Sie oder Ihre Mitarbeiter oft durch die Büros, weil sie Drucksachen, Briefbögen, Druckertoner, oder andere Dinge suchen?
• Sind Sie schon einmal über Kartons, am Boden abgestellte Ordner, herumliegende Kabel oder andere Gegenstände gestolpert?
• Stehen in den Büro- oder Lagerräumen Behälter oder Pakete mit unklarem Inhalt, für die sich niemand verantwortlich fühlt?
• Stehen überall verteilt Tassen, Flaschen und Teller für einen unbekannten Zeitraum herum?
• Finden sich nicht beschriftete Aktenordner mit unbekanntem Inhalt in den Räumen?
• Haben Sie schon einmal der Verbandskasten gesucht, bei dem der benötigte Inhalt nicht vorhanden war?

Die Beispiele lassen sich endlos fortsetzen. Auch hier sind Optimierungen ein Segen für Ihre tägliche Arbeit. Die Arbeitsergonomie, Ordnungssysteme und der Datenschutz am Arbeitsplatz sind die nächsten Faktoren, die zu berücksichtigen sind. Dazu aber mehr in weiteren Berichten.

Wohlfühlen am Arbeitsplatz 

Abschließend sei gesagt, dass der Mensch sich natürlich am Arbeitsplatz auch wohlfühlen möchte und sollte. Er verbringt ja dort sehr viel Zeit. Dekorationen, wie Blumen oder ein Foto der Familie stören keinesfalls die Ordnung. Ein gesundes Maß ist auch hier gefragt. Wohlfühlen am Arbeitsplatz ist immer machbar.

Viele dieser Punkte zur Arbeitsplatzorganisation können Sie problemlos anwenden in Ihrem privaten oder gewerblichen Büro.

Wenn Sie im Raum Lübeck oder Umgebung Hilfe suchen, bei der Optimierung ihres/ihrer Arbeitsplätze, dann klicken Sie direkt hier. Ansonsten finden Sie auch weitere Büro-Dienstleister, die Sie unterstützen die Arbeitsplatzorganisation zu stemmen.

Ordnung und Struktur

Bürodienstleistungen

Allround-Dienstleistungen

Probleme im Schriftverkehr sind lösbar

Es gibt viele Gründe für Probleme solche behördlichen Briefe zu schreiben und zu versenden, wie:

• die Formulierung
• der fehlende Computer
• der fehlende Drucker
• die fehlende Mobilität
• allgemeine Unsicherheit
• gesundheitliche Einschränkungen
• die fehlende Zeit

Wo ist das Testament?

Hier entstehen Fragen, wie:

• Hatte der Verstorbene ein Testament, Erbvertrag oder sonstige notarielle Verfügungen?
• Hatte er eine Sterbeversicherung?
• Liegt ein Bestattungsvertrag vor?
• Wenn ja, wo sind diese wichtigen Unterlagen?

Der nächste schwere Gang nach der Todesnachricht, ist der in den Wohnbereich des Verstorbenen.

Wie schnell diese belastende Arbeit erledigt ist liegt daran, ob man sich gut in diesem häuslichen Umfeld auskennt. Nicht selten überfordert es die Hinterbliebenen diese Suche zu absolvieren. Die eigenen Emotionen fordern oft die letzte Kraft. Im Hinterkopf spuken auch immer diese Gedanken herum, wie: „Ich schnüffle hier in der Privatsphäre meines Angehörigen herum. Das wird ihn sicher stören.“

„Ach ja, er ist nicht mehr da!“ Aber trotzdem ist es ein ungutes Gefühl. Der bürokratische Vorgang dieser Nachlass-Aktivitäten lässt aber keine Gefühle zu. Hier geht es nur um Fakten.

Nachlass-Unterlagen – Ordnung ist ein seltener Freund

So geht man auf die Suche. Diese Herausforderung wird oft unterschätzt. Schließlich betritt man ja kein Büro, wo ein brav ein Ordner steht mit der Aufschrift „Testament – Verfügungen“ oder „Erbschaftsunterlagen“.

Die Wirklichkeit sieht oft eher so aus: Die kompletten privaten Unterlagen:

• sind verteilt in mehreren Schubladen, mehreren Räumen
• finden sich zwischen Büchern oder unter technischen Geräten
• sind aufgeteilt im Keller, auf dem Dachboden und im PKW
• befinden in Kleidungsstücken
• wurden ohne System gesammelt
• sind nicht auffindbar

Was können solche Dienstleister für Sie tun?

• Zusammentragen aller Dokumente und Unterlagen vor Ort
• Sortieren und Ordnen der Nachlassunterlagen
• Ablagesystem für die Dokumente und Unterlagen schaffen
• Trennung von relevanten und „unwichtigen“ Dokumenten
• Hilfe beim Schriftverkehr

Dies geschieht in kürzester Zeit. So verschaffen Sie sich Luft um:

• sich um die Planung der Beerdigung zu kümmern
• den Sachstand der Finanzen (Vermögen und/oder Schulden) zu sichten
• den Sachstand der beweglichen Güter zu erfassen
• die Kündigungen von Mitgliedschaften etc. zu veranlassen
• die Wohnungsauflösung zu planen
• um gerichtliche Wege zu beschreiten (Erbschein, Erbverwaltung etc.)
• um zu prüfen, ob Sie die Erbschaft denn antreten oder ausschlagen möchten

Ich freue mich auf Ihren Kontakt.